Rückblick auf das Seminar
In diesem Seminar haben wir uns vollständig auf n8n konzentriert – ein Automatisierungstool, das Abläufe miteinander verbindet und Aufgaben übernimmt, die sonst manuell erledigt werden müssten. Während viele Teilnehmer n8n bisher nur vom Namen kannten, konnten sie im Laufe der Veranstaltung nachvollziehen, wie ein kompletter Geschäftsprozess Schritt für Schritt automatisiert wird.
Der Schwerpunkt lag auf einem konkreten Anwendungsfall: Automatische Erstellung und Bearbeitung von Abrechnungsmails. Dieser Prozess ist in der Immobilienwirtschaft besonders zeitaufwendig, da jede Abrechnung individuell erstellt, geprüft und versendet werden muss. Mit n8n haben wir gezeigt, wie sich dieser Ablauf digital abbilden lässt – zuverlässig, wiederholbar und ohne ständige manuelle Eingriffe.
Aufbau des Workflows im Seminar
Wir haben gemeinsam einen Workflow erstellt, der aus mehreren Bausteinen (sogenannten „Nodes“) besteht. Jeder Node übernimmt dabei eine klar definierte Aufgabe:
- Eingangsdaten abrufen
- Ausgangspunkt war eine Excel-Datei mit den relevanten Abrechnungsdaten (Mietername, Objekt, Zeitraum, Kostenpunkte).
- Alternativ kann auch eine Datenbank oder ein Cloud-Dienst wie Google Sheets als Datenquelle angebunden werden.
- Wichtig war hier zu zeigen, dass n8n problemlos unterschiedliche Quellen verarbeiten kann.
- Berechnung der Gesamtsumme
- Die einzelnen Kostenpunkte (z. B. Betriebskosten, Heizkosten, Nebenkosten) wurden durch eine Rechen-Node in n8n zusammengeführt.
- n8n übernimmt automatisch die Summierung und stellt die Daten in einer strukturierten Form zur Verfügung.
- E-Mail-Entwurf erstellen
- Über eine Text-Template-Node haben wir eine standardisierte E-Mail-Vorlage gebaut, die dynamisch mit den berechneten Daten gefüllt wird.
- Beispiel: „Sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie Ihre Abrechnung für den Zeitraum [Datum]. Die Gesamtsumme beträgt [Betrag]. Im Anhang finden Sie die detaillierte Aufstellung.“
- Dadurch entsteht eine persönliche und zugleich fehlerfreie Mail für jede Abrechnung.
- PDF-Anhang generieren
- Zusätzlich wurde aus den Daten ein PDF erzeugt, das die detaillierte Aufstellung enthält.
- n8n kann hier externe Tools ansteuern (z. B. einen PDF-Generator), um die Daten sauber in ein Dokument zu überführen.
- E-Mail-Versand automatisieren
- Der fertige Entwurf mit PDF-Anhang wurde anschließend über ein angebundenes E-Mail-Konto automatisch versendet.
- Dabei wurde für jeden Mieter die korrekte E-Mail-Adresse aus der Datenquelle verwendet.
- Fehlerprüfung und Protokollierung
- Damit der Prozess nachvollziehbar bleibt, haben wir eine Protokollierung eingebaut: Jede versendete Abrechnung wird in einer Liste gespeichert, inklusive Statusmeldung („versendet“, „Fehler“, „wartet auf Daten“).
- So behält man jederzeit den Überblick, welche Mails erfolgreich verschickt wurden.
Wichtigste Tipps für den Einsatz von n8n bei Abrechnungen
- Schrittweise entwickeln: Der Workflow wurde zunächst mit nur einer Test-E-Mail aufgebaut. Erst als dieser Schritt zuverlässig funktionierte, haben wir die Automatisierung für alle Datensätze aktiviert.
- Standardtexte modular halten: Statt einen langen E-Mail-Text hart zu hinterlegen, empfiehlt es sich, Variablen zu nutzen (z. B. [Name], [Zeitraum], [Summe]). So bleibt die Vorlage flexibel und anpassbar.
- Regelmäßige Testläufe einplanen: Vor dem Livebetrieb sollte der Workflow mit realen Beispieldaten getestet werden, um fehlerhafte Beträge oder falsche Empfänger zu vermeiden.
- Protokolle aktiv nutzen: Ein automatischer Prozess braucht Kontrolle. Mit einer Protokoll-Node kann man jeden Versand dokumentieren, sodass man jederzeit nachweisen kann, welche Abrechnung wann verschickt wurde.
- Kombination mit KI: ChatGPT kann an einer Stelle eingebunden werden, um den Text in der E-Mail sprachlich anzupassen – beispielsweise in einer freundlicheren Formulierung oder in einer Version in einfacher Sprache für bestimmte Zielgruppen.